要知道从设备采购成本这一方面来看，租赁者不需要在短时间内提供一笔高额费用去购买机器。而是使用低廉的租金去租用一台下个大概为租金十倍的复印机，这样每个月只需要拿出1/10的费用，租赁复印机，其他费用用于公司的投资和发展。除了基础的设备采购费用，租赁复印机费用，还有耗材的费用。但是如果选择了复印机租赁，很多租赁公司会负责耗材的费用。他们每个月都会提供一定数量的耗材，十分方便租赁者的使用，不需要再进行自行的采购。
租赁彩色复印机的基本技术原理是应用光电导数据的感光特性和静电荷库的仑力效应。因此，复印时，复印机需要先给感光数据充电，通过电晕放电在感光数据表面充入一定量的静电荷，从而停止正常的复印工作。在这个过程中花费的时间被称为复印机的预热时间。
缩放是指复印机放大或减少要复印的原稿和输出。但由于技术问题，复印机只能在一定范围内缩放。如果打印机尺寸和要复印的原稿为A3，租赁彩色复印机，原稿不能再放大。
定期清洁：定期使用软布擦拭复印机外壳和内部部件，复印机租赁，尤其是玻璃面板和进纸器等容易积灰和污垢的部位，以避免影响输出质量和故障。
定期更换耗材：按照耗材使用寿命或使用量，及时更换墨盒、碳粉盒等耗材，以避免输出质量下降或损坏机器。
避免纸张卡住：及时清理进纸器和出纸口处的卡纸，以避免纸张卡住或受损。
避免过度使用：避免连续长时间使用或一次性复印过多文件，以避免复印机过热或故障。
定期维护：定期请人员对复印机进行维护和保养，如清洁内部部件、更换易损件等，以确保复印机正常工作和延长使用寿命。
维护和保养复印机不仅可以保证其正常工作，还可以延长使用寿命，节省维修费用。
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