在实际工作中随意在档案上进行编注，由于缺乏科学规划、技术验证和标准规范，北京密集文物储物架，在编注的方式、位置、使用材料等方面具有很大的随意性，甚至同一页档案上编注有多组编号，造成档案管理上的混乱甚至档案损毁。常见的现象有档号公章印记扩散造成档案污染、档案号覆盖档案自身信息、重复杂乱的编号等。严格来说，这都应该认为是对档案的人为损坏。
以此来看，随意在档案上编写档号等管理信息是不科学的，也是不允许的。这就与档案有序管理的要求形成了矛盾。实践中，档案工作者通过在储藏柜架上编码结合装具内目录巧妙地解决了这一难题。原因就在于虽然档案不宜多次反复编注，密集文物储物架展览，但储藏柜架则可以。因此，档案装具是对档案进行有序管理的重要手段。
储藏柜架的结构标准
储藏柜架主要由轨道、底座、立柱（板式）、搁板、挂板、侧靠板、背靠板、顶板、防尘板、护板、门板、防倾倒、防尘、目录卡及传动装置、密封装置组。
（1）轨道包括地轨和导轨。
（2）架体包括立柱、挂板、搁板、分隔板、防尘板。
立柱：支撑整个架体的竖立柱子；
挂板：放在搁板与搁板之间，起支撑固定作用；
搁板：储藏资料的平面板；
分隔板：用于分隔双面存放的资料中间，密集文物储物架技术服务，防止混乱；
防尘板：放在架体的顶部，主要用来防尘。
具体说明一下储藏柜架的主要种类
1．一体柜。柜子为一体，柜内一般分为五层，也可根据需要对每层的距离、数量进行调整，有的设有抽屉，根据需要配置柜锁。
2．两节柜。上下有两个立的柜体组成，柜内一般分二层，也可根据需要调整层距或层数，根据需要可设有抽屉，密集文物储物架展示，柜门上分别置锁。
3．五节柜。一般由五个单体柜叠加组成，与一体柜、两节柜高度基本相同，各自有门、有锁，搬移较方便。
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